Les 6 points-clés pour s'aligner avec les parties prenantes
Mieux vaut passer du temps pour s'accorder avec les parties prenantes à la naissance de l'équipe que de s'apercevoir plus tard qu'on n'est pas alignés.
Après la première journée (et la soirée) ensemble, les coéquipiers se retrouvent pour s’aligner avec les parties prenantes.
Montée en compétence des parties prenantes
Emma, sponsor de l’équipe Peetic, a invité les parties prenantes à une demi-journée de sensibilisation à l’agilité, le mardi matin, deuxième jour du prélude.
En effet connaître les fondamentaux de l’agilité est une compétence nécessaire, voire indispensable, pour jouer correctement le rôle de partie prenante : c’est le rempart contre l’ignorance et l’orgueil à l’origine du faux agile.
Elle est en général acquise par une formation, à laquelle sont invitées – par le sponsor – toutes les parties prenantes potentielles. Cela permettra de partager avec elles l’esprit agile et de leur expliquer leur rôle dans cette nouvelle façon de travailler.
Jean-Pascal, le facilitateur qui anime le prélude, propose de remplacer une formation classique par une Fresque de l’Agilité.
Identification des expertises
Il est parfois nécessaire d’accueillir comme partie prenante un expert dont l’équipe a besoin car il possède une compétence qui lui manque.
C’est pourquoi on demande à Alan de participer, pour partager son expertise en cartographie.
La réflexion sur les échanges possibles est l’occasion, pour l’équipe, de rencontrer les parties prenantes. La connaissance mutuelle permet de définir les compétences sur lesquelles les parties prenantes peuvent aider l’équipe. En effet, les parties prenantes doivent savoir transmettre leur expérience.
L’équipe Peetic et ses parties prenantes ont élaboré ensemble un diagramme de contexte qui montre leurs compétences.
Vision du sponsor
Le mardi matin, pendant que les parties prenantes font la Fresque, Paul reprend ce qu’a énoncé Emma, sponsor de Peetic:
Peetic est reconnu dans le bien-être animal en favorisant les rencontres entre animaux (et leurs maîtres). Il y a 100 000 animaux abandonnés par an en France. Avec la pandémie, ce chiffre a augmenté et les associations manquent de capacité pour accueillir tout le monde. Je souhaite que Peetic devienne la plateforme pour aider les refuges à faire adopter leurs animaux. Notre but n’est pas de gagner de l’argent mais d’être reconnu.
Il écrit cette vision sur la charte projet dans le but de la partager avec l’équipe et les parties prenantes.
Mission de l’équipe
La mission est un objet d’alignement avec les parties prenantes, et sa rédaction ouvre au dialogue avec celles-ci.
L’équipe Peetic élabore une première version de sa mission (elle y a travaillé pendant que les parties prenantes étaient en formation et leur restitue l’après-midi) :
Peetic est une plateforme reconnue de rencontres entre animaux et leurs maîtres. Nous avons déjà des fiches de caractéristiques des chiens et des chats. Nous allons offrir une interface aux refuges pour qu’ils décrivent leurs animaux. Nous ajouterons la fonctionnalité adoption en permettant aux familles d’accueil de rentrer en contact avec les refuges et de dérouler le processus jusqu’à l’adoption.
À partir de cette première version, Paul a proposé qu’on se consacre d’abord aux chats, qui représentent la grande majorité des animaux dans les refuges. Emma s’est déclarée d’accord.
Clara a incité l’équipe à s’assurer d’une adoption responsable, incluant stérilisation de l’animal et implication de la famille d’accueil. La stérilisation permet de limiter le nombre de chats redevenant sauvages, qui ont un impact négatif sur la biodiversité.
La mission ainsi revue est ajoutée sur la charte projet.
Rappel des exigences pour les parties prenantes
Les exigences suivantes sont demandées aux parties prenantes :
- Répondre rapidement aux demandes de l’équipe.
- Laisser les personnes à plein temps dans l’équipe.
- Limiter leurs demandes urgentes faites à l’équipe.
Ces devoirs sont la contrepartie du don fait par l’équipe à chaque fin de sprint, c’est ce que rappelle Jean-Pascal.
Avant de demander aux parties prenantes de s’engager, on se met d’accord sur la partie de la ritualisation qui les concerne, c’est-à-dire :
- la durée envisagée des sprints et des saisons,
- la date de début du premier sprint,
- le jour et l’heure prévus pour le rite auquel elles sont invitées, la revue.
L’équipe Peetic envisage des sprints de deux semaines et des saisons de trois mois. Le premier sprint commencera le mardi premier avril. Les revues auront lieu les lundis après-midi toutes les deux semaines. Les parties prenantes notent ces rendez-vous dans leur agenda.
Accord sur les principes fondamentaux
La charte contient des descriptions des rôles et des rites, et pour l’accord, deux textes essentiels qui sont :
Avec la vision et la mission, on peut influer sur l’orientation du produit ou service, comme l’a fait Clara avec l’adoption raisonnable. Les échanges sont des moments de délibération et de démocratie.
L’alignement avec les parties prenantes se concrétise par la signature de la charte projet. Voici la charte Peetic/shelter que vont signer les coéquipiers et les parties prenantes :
